Sans travail d'appropriation, les acteurs ont tendance à interpréter leur rôle en fonctions de leurs représentations, ce qui produit des comportements parfois différents de ceux qui sont attendus. Pour réduire l'écart entre le rôle attendu , le rôle perçu , le rôle accepté , le rôle tenu un travail sur la définition de fonction reste une valeur sûre.

Nous proposons au lecteur de s'appuyer sur cette méthode danoise qui consiste à faire une écriture simplifiée de la fonction en définissant :
- Mission ( A quel besoin fondamental répond la fonction)
- Domaines d'Activités Majeures en % de temps
- Réseau de relations hiérarchiques et fonctionnelles